Por qué es importante gestionar bien el stock de una farmacia

El stock de una farmacia, es decir, las existencias que se tienen en el almacén son fundamentales para su funcionamiento pues garantizan que los clientes encuentran siempre en la farmacia aquellos productos que necesitan; pero también representa el coste principal como empresa por lo que la correcta gestión de los stocks constituye para la oficina de farmacia uno de los puntos fundamentales en la gestión como negocio.

Tenemos que tener en cuenta que la Oficina de Farmacia es una empresa en la que el precio de venta está intervenido para las especialidades farmacéuticas, que son, en la mayoría de los casos, nuestra principal fuente de ventas, por lo que el incremento del beneficio se obtiene principalmente por la correcta gestión de las compras. Es decir, cuánto mejor compremos más rendimiento sacaremos de nuestro negocio porque obtendremos mayor beneficio. Los productos que están en la estantería y no vendemos cuestan un dinero que tenemos que pagar y que, por lo tanto, no podemos invertir en otra cosa más rentable.

El principal objetivo para gestionar bien el stock de una farmacia

El objetivo de toda gestión de stocks debe ser reducir al mínimo los niveles de existencias, pero asegurando la calidad del servicio; por lo que el farmacéutico debe encontrar ese punto medio que deba hacer compatible el stock bajo y la ausencia de faltas cuando nos vienen a comprar. Antes de empezar a reducir el stock, debemos tener en cuenta dos aspectos: cuál es el sobrante (cuantitativo) y de cuál se puede prescindir (cualitativo).

En general los programas de gestión con los que se trabaja en las farmacias ofrecen diferentes herramientas para el análisis del inventario para poder saber el número de unidades de cada referencia y la rotación que tienen las mismas.

Las principales herramientas para gestionar el stock de una farmacia

La herramienta más clásica es aquella que clasifica el almacén en tres o cuatro grupos (ABC o ABCD), siendo:

A: Las referencias que más se venden. Se compran normalmente a un único proveedor primario o directamente al laboratorio, en las cantidades que nos aporten la máxima rentabilidad. En ellos radica el beneficio de la farmacia dada su importancia en la cuenta de explotación. Puede ser que tengan un pico de venta en una determinada época del año; pues entonces sólo en esa época deberemos tener un stock elevado de ese producto bajando las unidades el resto del año (por ejemplo los solares, antigripales, antihistamínicos….). Es, por lo tanto, conveniente un control mensual.

B: Las referencias con venta moderada. Se vende al menos 1 cada 15 días con una rotación y rentabilidad intermedia. Se gestionan por medio del ordenador, controlando mensualmente su evolución. El stock mínimo debería ser de una unidad y el máximo de 2.

C: Las referencias con escasa venta, por ejemplo menos de 2 unidades al año. Suponen alrededor del 90% del número de referencias de la farmacia. Su papel está más relacionado con la calidad del servicio que presta la farmacia. Aportan muy poco a la rentabilidad del negocio. Es recomendable disponer de un stock de seguridad adecuado con objeto de minimizar los inconvenientes causados por una rotura de inventario con lo que debe haber 1 unidad de cada uno de estos productos.

D: Las referencias que no se han vendido en un año. Suponen tan solo el 10% de las ventas de la farmacia. Pueden dar faltas y su inventario basta con que sea anual.

El inventario para corregir el stock

Para que estos datos sean útiles para nuestra gestión deben ser reales por lo tanto lo primero que deberíamos hacer es un inventario real para arreglar y corregir el stock. Después de esto obtendremos un listado que deberemos ordenar por unidades vendidas de mayor a menor con las existencias y los stocks mínimos.

Una vez analizado este listado, dejaremos al margen aquellas referencias con mucha venta y mucho stock, porque entendemos que en principio lo estamos gestionando correctamente. Pero debemos prestar especial atención a aquellas referencias que hace unos años se vendían con más frecuencia y ahora ya casi no tienen salida. Probablemente tengamos mucho stock y ya no tiene sentido mantenerlo, con lo que debemos bajarlo junto con el stock de aquellos productos que se venden poco o nada.

Se entiende así cuando de un producto se venden 1 o 2 unidades al mes y teniendo al menos dos entregas diarias de mercancía en una farmacia media (en algunos casos hay más), no tiene sentido tener un stock mínimo de ese producto de, por ejemplo, 5 unidades… ya que mucha casualidad sería que justo vendiéramos las dos unidades a la vez, y si son para el mismo paciente le podemos decir que le dispensamos una en ese momento y que venga a por la otra por la tarde.

La opción de devolver productos al laboratorio

Por último tendremos que considerar la opción de devolver a los laboratorios o almacenes los productos sin rotación y hacer ofertas y liquidaciones de los productos de parafarmacia sin que los repongamos en nuestro almacén…. Hay que recordar que son productos que llevamos un año sin vender.

Hoy, la rentabilidad exige analizar las necesidades de nuestro público y ofrecer el surtido idóneo para satisfacerles. Podemos ofrecer de todo sin necesidad de tenerlo en el almacén de nuestra farmacia, los que sí deben tenerlo son nuestros proveedores que nos lo deben servir en poco tiempo en nuestra farmacia.

Gestionar el stock de una farmacia en transmisión

Otro momento en el que stock de una farmacia adquiere mucha relevancia es cuando se transmite la Oficina de Farmacia: el comprador quiere que la farmacia cuente con las existencias mínimas que el nivel de facturación le permita para no “dar faltas”, pero sin que sean excesivas, ya que las cooperativas le ofrecen unas condiciones muy ventajosas a la hora de realizar su pedido inicial al diferir el momento del pago sin que conlleve coste alguno. En cambio, el transmitente querrá cobrar el importe de los productos que le transmite en el momento en que se perfeccioné esa venta, calculándose a precio de coste, esto es, deduciendo del precio de venta al público (IVA incluido) un porcentaje que normalmente esta entre el 29 y 30%, aplicándose a todos los productos (genéricos, parafarmacia, etc…).

El inventario lo realiza personal ajeno a la farmacia la noche anterior al momento en que se otorgue la escritura de compraventa definitiva, el coste del servicio es abonado por mitad entre las partes, y no se admitan caducidades inferiores a 6 meses ni productos descatalogados, considerándose un stock optimo el 10% de la facturación. Si una persona está ya pensando en vender la farmacia con tiempo, conviene ir arreglando este stock para que todo cuadre: la realidad y la contabilidad de la farmacia. Muchas veces por dejadez ambas cifras no coinciden.

Para el VENDEDOR también el stock es un aspecto crucial aunque la buena noticia es que como las existencias se venden a precio de coste, éstas no van a suponer una ganancia patrimonial en la renta del transmitente.

Nuestro CONSEJO es que el stock sea considerado por usted como un punto importante de negociación a la hora de comprar o vender una farmacia. Hay mucho dinero en juego.

¿Cómo mejorar la gestión de compras de mi farmacia?, ¿Cuál es el stock mínimo que tengo que tener en mi farmacia para tener rentabilidad?, Vendo mi farmacia, ¿Qué cantidad de existencias es la adecuada?, ¿Cómo se valoran?, ¿Qué hacer con las que están apunto de caducar?

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 Estibaliz Sánchez Marcén                                                                                         Rosa Blanco Cuevas

Departamento Fiscal de Orbaneja Abogados                        Departamento Jurídico de Orbaneja Abogados