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¿Qué efectos fiscales tiene la factura electrónica en la farmacia?

La factura electrónica en la farmacia y su validez a efectos fiscales

En los últimos tiempos cada vez es más frecuente que recibamos las facturas de nuestros proveedores por correo electrónico. Muchos farmacéuticos se preguntan si la factura electrónica en la farmacia es válida y si van a tener algún problema si Hacienda les reclama esta documentación y no la han recibido en papel.

Pues bien, la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (Ley 37/1992), establece que los sujetos pasivos del Impuesto estarán obligados a expedir y entregar factura de todas sus operaciones y que dicha factura, en papel o electrónica, deberá garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

En este sentido, la regulación reglamentaria en materia de facturación se encuentra contenida en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Esta regulación en materia de facturación supone un impulso a la factura electrónica en la farmacia, bajo el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura digital, como instrumento para reducir costes de gestión y administrativos y hacer más competitivas a las farmacias.

¿Qué dice el reglamento sobre la factura electrónica en la farmacia?

El artículo 8 del referido Reglamento de facturación establece en relación con los medios de expedición de facturas que:

“1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.

La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.

3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.”.

De acuerdo con el artículo 9 del Reglamento de facturación:

“1. Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

2. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.”.

Por su parte, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

  • Con una firma electrónica avanzada.
  • Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
  • Apoyándose en otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

En particular, una factura en formato electrónico (como pudiera ser una factura en papel escaneada) que reúna todos los requisitos establecidos y que sea expedida y recibida en dicho formato a través de un correo electrónico, tendrá la consideración de factura electrónica a los efectos de la Ley del IVA y del Reglamento de facturación.

Por tanto, una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor, no así, sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el proveedor, sean recibidas en este mismo formato por la consultante aunque sean posteriormente digitalizadas por la misma para su conservación.

En todo caso, las facturas que hayan sido recibidas por correo electrónico en formato PDF, con independencia de que no haya sido firmada digitalmente por el emisor de la misma, tendrá la calificación de factura electrónica al haber sido necesariamente expedida y recibida en formato electrónico. Por otra parte, como se ha señalado, la firma digital, es solamente un medio a través del cual se entienden acreditados la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica. La factura electrónica no precisa de condiciones o requisitos adicionales respecto de la expedida en papel.

Por tanto, corresponde, en cualquier caso, tanto al obligado a la expedición de la factura como al destinatario de la misma durante todo el periodo de conservación, determinar el método o sistema que garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas. En definitiva, deberá garantizarse que las facturas documenten operaciones reales y que estás no han sido modificadas o manipuladas.

Conservación de las facturas

En relación con la posibilidad de conservar por medios electrónicos las facturas electrónicas recibidas en “formato PDF” sin necesidad de conservar una copia en papel de las mismas, debe señalarse que los empresarios o profesionales deberán conservar con su contenido original y ordenadamente los siguientes documentos:

  • Las facturas recibidas.
  • Las copias o matrices de las facturas expedidas.
  • Los justificantes contables.
  • Los recibos, tanto el original por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

Estas obligaciones se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo que seguirá siendo responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este capítulo.

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad así como el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.

La conservación por medios electrónicos de los documentos se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada.

La conservación y garantía de las facturas electrónicas recibidas de los proveedores no queda condicionada por el hecho que estos últimos hayan decidido su conservación en papel, correspondiendo a cada sujeto pasivo determinar el formato en que van a conservarse siempre que pueda garantizarse la autenticidad del origen y la integridad del contenido en los términos señalados.

Conclusión

En resumen, una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor de la consultante. Tendrá la consideración de factura electrónica la recibida en formato PDF por correo electrónico pues ha sido expedida y recibida en formato electrónico. Sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el proveedor, sean recibidas en este mismo formato por la consultante aunque sean posteriormente digitalizadas por la misma para su conservación no tendrán la consideración de facturas electrónicas.

Dicha facturas así como los demás documentos, ya se encuentren en papel o en formato electrónico, deberán conservarse por cualquier medio que permita garantizar el cumplimiento de los citados requisitos.

¿Tiene dudas sobre la factura electrónica en la farmacia?

Si desea más información sobre estas cuestiones, póngase en contacto con nosotros en el teléfono 91 445 48 54 o bien puede remitirnos un correo electrónico a la siguiente dirección de corre electrónico abogados@orbaneja.com.

 

Estíbaliz Sánchez Marcén

Departamento Fiscal de Orbaneja Abogados

 

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