¿Qué tengo que saber sobre una Inspección Fiscal en la Farmacia?

Cualquier contribuyente puede “sufrir” una actuación de comprobación e inspección fiscal en la farmacia por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, y, por lo tanto, los farmacéuticos también pueden ser objeto de dichas actuaciones. En este artículo vamos a analizar cómo actuar ante una Inspección y cuáles son los puntos más importantes a tener en cuenta en este proceso.

Lo primero que queremos transmitir desde estas páginas es un mensaje de TRANQUILIDAD, es una situación incómoda y no muy agradable pero no por ello hay que pensar que nos va a tocar pagar mucho dinero o que hemos hecho algo mal en nuestras declaraciones.

Los requerimientos de información de la inspección fiscal en la farmacia

Antes de desarrollar el tema de la Inspección vamos a distinguirlo de los requerimientos de información y comprobación. En lo que a éstos se refiere, venimos observado un aumento significativo respecto de las declaraciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas de los farmacéuticos. La Administración está solicitando que el contribuyente justifique los gastos de la actividad (amortizaciones, gastos financieros, gastos varios etc.) así como los ingresos declarados, con el fin de comprobar que lo incluido en la declaración de la renta se ajusta a la realidad de la actividad de farmacia.

Esta comprobación consiste en un examen de los registros y demás documentos exigidos por la normativa tributaria, así como el examen de las facturas o documentos que sirvan de justificante de las operaciones incluidas en dichos libros o registros. Su alcance es la revisión y comprobación de los datos que figuren en los Libros Registro objeto del requerimiento (no pueden comprobar la contabilidad mercantil propia de la estimación directa normal) que han sido transcritos correctamente en su declaración del IRPF, y comprobar la correcta deducibilidad de los gastos asignados.

Hay que tener en cuenta que esta comprobación es limitada por lo que no pueden realizar requerimientos a terceros sobre movimientos financieros y tampoco realizar actuaciones de fuera de las Oficinas de la Administración Tributaria.

El proceso de la inspección fiscal en la farmacia

NOTIFICACIÓN: La notificación por parte de la AEAT, que puede ser personal o por correo certificado o electrónico. Una inspección no debe ser ignorada en ningún caso

COMPARECENCIA: El obligado tributario acude a la cita de la Inspección con la documentación requerida.

CONTABILIDAD: Presentación de los documentos contables y justificantes de los mismos.

DILIGENCIAS: Al finalizar estas reuniones entre la farmacia y la AEAT, ésta emite unos documentos llamados diligencias en el que recogen los hechos con el consentimiento firmado del obligado tributario.

ESTIMACIONES: La AEAT te expondrá una estimación de las cantidades que se dejaron de ingresar.

ACTA. El acta será de conformidad o disconformidad. Como indica la propia palabra, en la primera nos mostramos conformes con los hechos que se nos imputan y una vez firmada no hay posibilidad de recurrir la misma; en el caso de que no estemos de acuerdo con el acta íntegramente, se puede firmar por hechos diferenciados.

¿Cómo continúa el proceso?

Como comentábamos al principio cualquier contribuyente puede ser objeto de una inspección tributaria pero es verdad que existen algunas directrices en este punto, quizás la más importante sea el PLAN GENERAL DE CONTROL TRIBUTARIO que cada año se publica en el BOE y que da las pautas de por dónde van a ir los mayores esfuerzos de la Inspección ese año.

Tampoco podemos olvidar la llamada DENUNCIA TRIBUTARIA, de la que se dará traslado al órgano competente para llevar a cabo las actuaciones que procedan realizando el análisis y, en su caso, investigación, de los datos y hechos contenidos en la misma, y procederá a su archivo si estima que la denuncia es infundada. En otro caso, se podrá acordar el inicio de actuaciones inspectoras.

El conocimiento de Hacienda

Por otro lado hay que ser muy conscientes de que hoy Hacienda conoce infinidad de datos, por no decir todos, sobre nuestra actividad económica y la de todo el sector, por ello es lógico pensar que cuando nuestras cifras se “salen”, digamos, de lo normal, Hacienda puede creer que hay algo que conviene revisar y comprobar y decide entrar a inspeccionar esa farmacia porque sospecha que hay algo que no encaja. La Inspección también puede llegar a nosotros de rebote porque alguno de nuestros proveedores está siendo inspeccionado y nuestro nombre aparece en sus libros contables.

Pero, ¿Cómo se produce la entrada del inspector y qué puedo hacer al respecto?

Lo primero que tenemos que saber es que en el caso de notificación presencial ésta suele ser sin previo aviso en las instalaciones, oficinas o almacenes del interesado; el ordenamiento otorga a la Inspección unas amplias facultades para desempeñar su trabajo. Eso sí deben acreditar dicha condición si se les requiere para ello exhibiendo el correspondiente documento acreditativo emitido por la AEAT y deben identificar el objeto de la personación haciendo entrega de una comunicación en la que se haga constar, entre otros, el inicio de las actuaciones, el impuesto que se comprueba, el alcance temporal, el órgano que lo expide etc.

Si no está presente el obligado tributario persona física, tiene que atender a la inspección el encargado que esté al frente del negocio en ese momento y avisar al titular de lo que está aconteciendo. En algunos casos, sobre todo si el titular no está localizable, se establece un plazo de 10 días para que el obligado tributario comparezca en la oficinas de la AEAT ya que el requerimiento de comparecencia en el desarrollo de las actuaciones de comprobación no se ha realizado en su presencia.

En la oficina de farmacia se distinguen tres niveles

Zona abierta al público. No se puede impedir la entrada a los funcionarios siempre y cuando se identifiquen debidamente.

Zona situada detrás del mostrador. En este caso, es obligatorio permitir la entrada pero siempre que los funcionarios se identifiquen debidamente y dispongan de autorización escrita que les faculte para estas actuaciones.

Rebotica y/o despacho del farmacéutico titular. Si bien este espacio puede tener la consideración de domicilio constitucionalmente protegido, en cuyo caso se requiere autorización judicial, el farmacéutico, y sólo él, puede otorgar su consentimiento y permitir la entrada en el mismo. Si no la concede se pueden practicar medidas cautelares como el precinto a fin de evitar la ocultación o destrucción de pruebas.

La documentación de la que se debe disponer en una inspección fiscal

Con carácter general, el farmacéutico debe disponer del libro de Inventario, Cuentas Anuales (en el caso de farmacéuticos que tributen por el régimen de estimación directa normal), los libros Registro exigidos por la normativa tributaria y las facturas o documentos sustitutivos, así como cualquier otro documento con trascendencia tributaria.

En el caso de que dicha documentación no se halle en la oficina de farmacia, los funcionarios de la AEAT pueden requerir al farmacéutico para que la aporte en un plazo no inferior a 10 días.

Para recopilar toda la documentación tributaria que consideren necesaria a efectos del procedimiento, los funcionarios pueden acceder a los ordenadores de la farmacia siempre que dispongan de las autorizaciones correspondientes o del consentimiento del farmacéutico.

¿Qué pasa si nos negamos a entregar la documentación?

Es muy importante tener en cuenta que la negativa a aportar la información de la documentación/información mencionada podría ser constitutiva de una infracción tributaria con multas que oscilan entre 3.000 y los 400.000 euros, si bien este último importe sólo se aplicaría frente a una negativa total a aportar la información.

El plazo máximo de las actuaciones de comprobaciones de 6 meses y de inspección es de 18 meses contados desde la fecha de notificación del inicio de actuaciones. Si supera este plazo estaríamos ante la caducidad del procedimiento.

El consejo de Orbaneja Abogados en la inspección fiscal en la farmacia

Como consejo general para no tener ningún problema en lo que a documentación se refiere les recordamos que tienen que estar en posesión de las facturas que justifiquen dichos gastos (compras, teléfono, luz, agua… etc), así como de las facturas de Bienes de Inversión durante todo el periodo de amortización del bien y hasta que haya prescrito el ejercicio en el que nos dedujimos la última cuota de amortización. Por supuesto también otros documentos como escrituras notariales (adquisición, hipotecarias… etc), pólizas de seguros, contratos (arrendamiento financiero, cuentas bancarias, luz… etc), recibos bancarios, nóminas, tickets entre otros. Es conveniente, además, tener una valoración fidedigna del stock.

¿Me requieren o me inspeccionan?, ¿Qué documentación tengo que tener si me hacen una inspección fiscal en la farmacia?, ¿Qué plazo tengo para presentar la documentación?, No estoy de acuerdo con el Acta de inspección ¿Qué puede hacer?

Si desea más información sobre este asunto o sobre cualquier otra cuestión que le pueda surgir, póngase en contacto con nosotros en el teléfono 91 445 48 54 o bien puede remitirnos un correo electrónico a la siguiente dirección abogados@orbaneja.com.

 

 Estibaliz Sánchez Marcén 

Departamento Fiscal de Orbaneja Abogados